El Camarote

Recientemente hemos estado trabajando en una propuesta de proyecto europeo centralizado y uno de los socios propuso que el trabajo en colaboración fuera realizado utilizando Collanos Workplace. Es un entorno de trabajo en grupo que tiene ciertas ventajas y desventajas con respecto a las herramientas de la Web 2.0. El usar una u otra dependerá de las características del trabajo que se pretenda realizar así como de los requerimientos de seguridad del sistema.

En cualquier caso, trabajar con una o con otra posibilidad requiere de una cierta disciplina metodológica que ha de establecerse de antemano. Muchos de nosotros estamos acostumbrados a trabajar con herramientas de colaboración en línea. Por ejemplo, podemos compartir un documento en Google Docs para trabajar en grupo pero, si no se dispone de una metodología de trabajo eficiente, conseguir un documento final coherente puede resultar difícil y, además, la autoría de las ideas individuales desaparece, con lo que se pierde no sólo el reconocimiento de los méritos de cada cual en el resultado final sino, también, una importante información para el grupo, la relativa a conocer quién hace mejor qué.

Por otro lado, está el problema de la seguridad, es decir ¿hasta qué punto está garantizada la seguridad de documentos que se encuentran en Internet, es decir, en un servidor fuera de nuestro control? Es un asunto que tiene su importancia en determinados trabajos en organizaciones e instituciones.

Ambas cosas tienen solución con un sistema de trabajo en grupo del tipo Collanos Workplace. El primer problema tiene una solución parecida en ambos entornos, y es la de trabajar con versiones de los documentos, de este modo:

• El responsable del documento, escribe el documento inicial, lo salva con un código propio, por ejemplo sus iniciales, y otro que indica la versión del documento.
• Cada uno de los que trabajan en el documento, a partir de esa versión inicial, la salvan con su código personal y el mismo código de versión que tenía áquel que ha modificado.
• Una vez hechas las aportaciones, el responsable del documento redacta una nueva versión teniendo en cuenta las aportaciones de todos y la salva con su código personal y el que indica la nueva versión.
• Y así sucesivamente,  hasta que se alcanza la versión final aprobada por todo el equipo.

El segundo problema no es fácil darlo por garantizado, pero se dispone de mayor seguridad cuando se trabaja con un programa como Collanos Workplace que cuando se trabaja directamente con archivos alojados en Internet, y esto es así porque en el primer caso los archivos están alojados en el ordenador de cada uno de los participantes en el proyecto y las modificaciones se comparten entre todos ellos cada vez que, conectados a Internet, ponen en marcha Collanos Workplace.

Collanos Workplace puede descargarse gratuitamente de la página:

http://www.collanos.com/

Una vez descargado e instalado por los procedimientos habituales, el programa nos pregunta si tenemos una identidad en Collanos; si no la tenemos, hemos de crearla. Esto se hace directamente haciendo clic en el hiperenlace correspondiente y rellenado el formulario pertinente. Una vez hecho esto, Collanos está listo en nuestro ordenador.

Una vez instalado en nuestro ordenador, aparece en el Escritorio el siguiente icono:

Tras hacer doble clic en este icono, se abre Collanos Workplace para que podamos empezar a trabajar; tiene el siguiente aspecto:

Naturalmente, si aún no hemos empezado a trabajar, no existirá ningún espacio de trabajo creado. Aquí existen dos:

• EU-Workspace
• jlcrif’s Workspaces

Estos espacios pueden ser individuales o globales, es decir, pueden constituir un solo espacio de trabajo o englobar múltiples espacios dedicados a un  mismo fin.

Vearmos ahora las posibilidades de Collanos Workplace analizando algunas de las características de su panel principal:

Create Space: permite crear un nuevo espacio de trabajo.

Open Space: para abrir un espacio de trabajo ya existente

Invite: para invitar a otros usuarios al espacio de trabajo en grupo

Contacts: donde se muestran todos los contactos

New Folder: que permite crear la estructura de carpetas

Add File: permite subir un archivo a la carpeta que se desee

Discussion: para abrir una discusión entre los miembros del grupo de trabajo respecto a cualquier tema. Funciona como un chat.

Add Task: para añadir una tarea al proyecto o trabajo en común.

Post note: permite escribir una nota en el espacio de trabajo para que puedan leerla todos los miembros del grupo.

Add link: permite añadir directamente un hiperenlace sin tener que recurrir a escribirle en un documento aparte

Bueno, ¡que lo disfrutéis!